Heeft de recente Coronacrisis je laten inzien dat crisiscommunicatie van groot belang is? Merkte je ook dat er zonder nauwkeurig plan chaos ontstaat? Geen probleem. Elke voetbalclub, zwemclub, handbalploeg,.. zal het wel eens meemaken, dat is onvermijdbaar. Je kan je wel voorbereiden om in de chaos toch wat houvast te hebben.
- Een gestructureerd plan
Om het overzicht te bewaren en niet als een kip zonder kop te werk te gaan, is een crisiscommunicatieplan een must-have. Hoe ga ik communiceren? Wie moet wat weten? Welke communicatiekanalen zet ik in? De ‘tone of voice? Deze zaken staan allemaal in je plan. Het grote voordeel? Deze zaken zijn al vooraf beslist en zijn dus niet overhaast genomen.
- Het juiste communicatiekanaal
Zoals net vermeld, is dit één van de cruciale elementen in je plan. Bij crisiscommunicatie moet je altijd volgende zaken in je achterhoofd houden: hoe bereik ik snel de juiste doelgroep? Snelheid is belangrijk, want je wil dat je informatie snel de juiste persoon bereikt. Daarom is in crisissituaties de traditionele sms het krachtigste wapen.
Een sms-bericht wordt in 99% van de gevallen binnen de 15 minuten gelezen. Daarom moet je goed nadenken hoe je het wilt inzetten. Zo zien onze Smstools specialisten het:
Een sms-bericht is niet geschikt voor het meedelen van veel informatie omdat een sms-bericht beperkt is tot maximaal 160 tekens. Daarom moet je deze sterktes van sms-berichten goed onthouden.
Sterktes:
- Snel
- Betrouwbaar
- Eenvoudig
- Gepersonaliseerd
- Grote groepen
- Boodschapper
Deze sterktes spreken allemaal voor zich. Alhoewel ik ‘boodschapper’ even verder zal toelichten. Een sms is het snelste en meest betrouwbare communicatiekanaal mede dankzij de immense open ratio. Je kan op beide oren slapen. Jouw sms-bericht bereikt de doelgroep in een mum van tijd. Nu is het wel belangrijk wat je hierin communiceert. Ik zal een voorbeeld geven.
Voorbeeld:
In jouw sportclub is jammer genoeg een covid-19 besmetting vastgesteld. Nu moet je zo snel mogelijk alle betrokkene informeren over dit voorval om eventuele verdere besmettingen een halt toe te roepen. Daarom gebruik je best 2 communicatiekanalen. Een sms-bericht en bijvoorbeeld de website of Facebookpagina van jouw club.
Met een sms-bericht informeer je de betrokkenen snel over de veranderde situatie. Je kan in je sms-bericht doorverwijzen naar de website waar ze de gedetailleerde en mogelijks verstrengde maatregelen terugvinden.
Op deze manier speel je ieder communicatiekanaal naar z’n sterkte uit. De sms is snel ter plaatste en meldt de ontvanger dat de situatie is gewijzigd en dat er meer informatie te vinden is op de website. In je sms-bericht kan je zelfs de URL meesturen van de webpagina. Zo kan de ontvanger direct de informatie raadplegen.
- Begrijp de situatie / correctheid van informatie
Dit is van cruciaal belang. Je moet allereest zorgen dat je de crisissituatie zelf begrijpt vooraleer je overgaat tot communiceren. Het later ontkrachten van een bericht is niet enkel slecht voor je reputatie maar tast ook nog eens je geloofwaardigheid aan. Bovendien creëert het onduidelijkheid bij de ontvangers.
Neem daarom altijd je crisiscommunicatieplan bij de hand, verzamel alle stakeholders om het plan te overlopen en stem het af op de huidige situatie. Alleen door de crisis langs vele zijden te benaderen, krijg je een beter globaal zicht op het probleem. Zo kan je de situatie beter inschatten en ook helder naar buiten brengen.
Conclusie:
Een crisiscommunicatieplan vormt de basis voor heldere en uniforme communicatie in benarde situaties. Het is fijn dat je kan teruggrijpen naar een doordacht plan. Het enige wat je nog moet doen is dit afstemmen op de huidige situatie vooraleer je effectief overgaat tot communiceren. Verder is het juiste communicatiekanaal aanduiden misschien wel het belangrijkste. In crisistijden is snelheid van cruciaal belang. Je moet er zeker van zijn dat de ontvangers snel op de hoogte zijn. Speel daarom ieder communicatiekanaal uit naar zijn sterkte. Zo ben je 100% zeker dat de juiste informatie tijdig bij de betrokkene geraakt.
Maak snel jouw proefaccount aan en verstuur vandaag nog!
Crisiscommunicatie per sms voor sportclubs. Hoe ga je te werk?
